Organizar um evento beneficente envolve muito mais do que definir uma data, encontrar um espaço e divulgar a causa. Existe também uma série de detalhes que exige atenção, como a venda dos ingressos, o acompanhamento do que foi vendido e a organização da entrada dos participantes.
Em eventos menores, esse controle pode ser feito por meio de planilhas, comprovantes e até listas manuais. Porém, conforme o número de participantes aumenta, essas soluções podem se tornar mais difíceis de acompanhar, aumentando também as chances de erros.
Nesses casos, contar com uma ferramenta específica para gerenciar os ingressos pode fazer toda a diferença na organização do evento.
Por que é importante controlar os ingressos vendidos?
Saber quantos ingressos foram vendidos é fundamental para a organização e para a tomada de decisões durante um evento. Além de acompanhar a arrecadação, um controle adequado permite:
- acompanhar o ritmo das vendas;
- saber quantas pessoas são esperadas;
- organizar melhor a recepção;
- planejar alimentação e estrutura;
- identificar quantos ingressos ainda estão disponíveis;
- conferir a lista de participantes;
- controlar quem já entrou no evento;
- reduzir o risco de ingressos duplicados ou inválidos;
- ter informações mais precisas sobre o resultado da ação.
Em um evento beneficente, cada ingresso é muito mais do que um número: representa uma pessoa que decidiu apoiar uma causa.
Planilha, lista de nomes ou plataforma de ingressos?
As planilhas costumam funcionar muito bem quando o evento é pequeno e o volume de vendas é menor. Mas, à medida que o número de participantes cresce, fazer esse controle manualmente exige mais tempo e atenção.
Cada venda envolve diferentes informações que precisam ser acompanhadas, como pagamentos, confirmações, alterações e cancelamentos. Quando esses dados ficam espalhados entre planilhas, mensagens e comprovantes, a possibilidade de alguma informação se perder é grande.
Este é um outro ponto em que uma plataforma de venda de ingressos pode facilitar bastante o processo, centralizando essas etapas e permitindo que o organizador acompanhe as informações de maneira mais precisa.
O que você deve acompanhar depois de colocar os ingressos à venda?
Existem três etapas principais serem acompanhadas neste processo:
1- Venda
Primeiramente, é importante acompanhar a evolução das vendas de ingressos. Dessa forma, o organizador consegue entender se a divulgação está funcionando e, se necessário, intensificar a comunicação para alcançar um público maior.
2- Participantes
O próximo passo é saber quem são as pessoas que irão comparecer ao evento.
Para possuir esse controle e facilitar a recepção, ter uma lista de participantes contribui para uma organização mais eficiente. Aqui também sugerimos a utilização de plataformas que oferecem relatório de vendas e lista de presença em um só lugar.
3- Entrada no evento
Chegou o grande dia, e o fluxo de participantes pode ser intenso. Por isso, é importante pensar em maneiras práticas e eficientes de controlar o acesso ao evento.
Uma das possibilidades é utilizar o QR Code.
Como funciona o controle de ingressos com QR Code?
O QR Code pode tornar o processo de entrada mais simples e organizado. Em geral, cada ingresso adquirido recebe um QR Code, que pode ser utilizado no momento do acesso ao evento.
Na prática, o participante apresenta seu ingresso e o código é utilizado para verificar sua validade e registrar o check-in.
Esse processo agiliza a entrada e contribui para evitar a duplicidade ou outras irregularidades relacionadas aos ingressos, proporcionando mais segurança ao controle de acesso
E se alguém não puder comparecer?
Pode acontecer de uma pessoa comprar um ingresso e, por algum motivo, não conseguir comparecer no dia do evento. Ainda assim, ela pode continuar interessada em contribuir com a causa.
Por isso, além de controlar as vendas e a presença dos participantes, contar com uma plataforma que ofereça diferentes formas de apoio pode ser um diferencial para o evento. Como é o caso da Entrada do Bem, que permite realizar doações via Pix pela própria plataforma, possibilitando que o participante continue apoiando a organização mesmo quando não puder estar presente.
Quanto mais flexibilidade existe para o participante, maiores são as possibilidades de manter seu apoio à causa. Para isso, também é importante que o organizador tenha uma visão geral das vendas e consiga manter uma comunicação organizada com seus apoiadores.
Controle de ingressos também é controle de desempenho
Em um evento beneficente, a venda de ingressos está diretamente relacionada ao objetivo de arrecadação.
Acompanhar detalhadamente as vendas permite compreender melhor o desempenho do evento, identificar oportunidades de divulgação e obter informações mais claras para um planejamento cada vez mais preciso.
Mais do que saber quantos ingressos foram vendidos, é importante transformar esses dados em informações que ajudem na tomada de decisões.
Como a Entrada do Bem ajuda a controlar os ingressos do seu evento?
A Entrada do Bem nasceu de uma dificuldade comum na realização de eventos beneficentes: vender ingressos, atrair participantes e organizar todas essas informações de forma simples.
A plataforma reúne recursos para diferentes etapas da organização, incluindo:
- página personalizada para o evento;
- venda de ingressos online;
- relatórios de vendas;
- lista de presença;
- ingressos com QR Code;
- controle de acesso;
- doações via Pix;
- espaço para apresentar a organização e a causa;
- suporte durante o evento;
- ferramentas que ajudam na divulgação.
Assim, em vez de controlar cada etapa separadamente, o organizador pode concentrar boa parte da gestão em uma única plataforma e acompanhar com mais facilidade o andamento do evento e os valores arrecadados.
Mais organização para que você possa se concentrar no que realmente importa
Buscar parceiros, conseguir patrocinadores, divulgar a causa, contratar fornecedores, mobilizar voluntários e cuidar da experiência dos participantes são apenas algumas das tarefas envolvidas na organização de um evento beneficente.
Foi a partir da vivência com esse universo que surgiu a ideia de criar uma plataforma capaz de facilitar e viabilizar mais eventos beneficentes.
Porque, quando a organização está em ordem, sobra mais tempo para cuidar daquilo que motivou o evento desde o começo: a causa.
Vai organizar um evento beneficente?
A Entrada do Bem ajuda você a divulgar seu evento, vender ingressos, acompanhar as vendas e controlar a entrada dos participantes.
Organize seu evento. Divulgue sua causa. Conecte-se com quem quer fazer o bem.
Conheça a Entrada do Bem e cadastre seu evento
