Organizar um evento beneficente envolve muito mais do que escolher o local, contratar fornecedores e divulgar a programação. Uma das decisões mais importantes é definir como os participantes poderão comprar seus ingressos, convites ou cartelas.
A forma de venda interfere diretamente no trabalho da organização, na rotina dos voluntários e também na experiência de quem participa.
Venda direta com voluntários, Pix, compra na sede da organização, venda no dia do evento ou uma plataforma de ingressos: cada alternativa tem suas vantagens e seus desafios.
Neste artigo, vamos comparar essas opções pelos dois lados: para quem organiza e para quem participa.
Venda através dos voluntários
É uma das formas mais tradicionais de arrecadar recursos com eventos beneficentes. A organização distribui os ingressos, convites ou cartelas para seus voluntários, que ficam responsáveis por vendê-los para familiares, amigos, colegas de trabalho e outras pessoas de sua rede.
Para a organização
Vantagens
- Aproveita a rede de contatos dos voluntários para ampliar a divulgação.
- Cria uma relação mais próxima entre a causa e os participantes.
- Pode funcionar muito bem em comunidades onde as pessoas já conhecem a organização.
- O participante recebe o ingresso ou a cartela diretamente do voluntário.
Desvantagens
- As vendas ficam muito dependentes do empenho de cada voluntário.
- É necessário numerar ingressos ou cartelas para controlar os voluntários que receberam para vender.
- A organização precisa acompanhar quanto cada voluntário vendeu e quanto ainda tem para prestar contas.
- O controle manual aumenta a possibilidade de erros.
Para o participante
Vantagens
- Pode comprar de alguém que conhece e em quem confia.
- Pode conversar diretamente com o voluntário e tirar dúvidas.
- Recebe o ingresso ou a cartela imediatamente.
- A experiência é mais pessoal.
Desvantagens
- Precisa encontrar um voluntário que esteja vendendo.
- Pode depender da disponibilidade dessa pessoa.
- Nem sempre consegue comprar no momento em que decide participar.
- Pode precisar combinar local e horário para fazer a compra.
Em resumo: é uma opção muito próxima e pessoal, mas depende bastante da rede de contatos e da organização dos voluntários.
Pix direto para a conta da organização
Outra alternativa bastante utilizada é divulgar uma chave Pix para que os participantes façam o pagamento diretamente para a conta da organização.
É simples para realizar o pagamento, mas é importante lembrar que pagar por Pix não significa necessariamente ter um processo de venda simples.
Para a organização
Vantagens
- O pagamento é rápido.
- O dinheiro vai diretamente para a conta da organização.
- Não é necessário utilizar uma máquina de cartão.
- É uma alternativa familiar para grande parte dos participantes.
Desvantagens
- Alguém precisa conferir os pagamentos recebidos.
- É comum precisar conversar com o participante pelo WhatsApp para confirmar a compra.
- É necessário solicitar e conferir comprovantes.
- A equipe precisa registrar nome, quantidade de ingressos e outras informações em uma planilha ou outro controle.
- Quanto maior o número de participantes, maior tende a ser o trabalho manual.
- Existe maior possibilidade de erros de digitação, pagamentos não identificados ou informações incompletas.
Para o participante
Vantagens
- Pode fazer o pagamento pelo celular.
- O pagamento pode ser realizado rapidamente.
Desvantagens
- Pode precisar conversar com a organização para realizar a compra e enviar o comprovante de pagamento.
- Precisa informar seus dados e a quantidade de ingressos.
- O comprovante do Pix, sozinho, nem sempre funciona como confirmação de inscrição ou ingresso, tendo que esperar alguém confirmar a compra.
- Não recebe o ingresso, tendo apenas o nome na lista, correndo o risco de haver algum erro, pois o processo é manual.
Em resumo: o Pix facilita muito o pagamento, mas pode deixar o processo de venda e controle bastante manual.
Venda local — na sede da ONG
Nesse modelo, a organização disponibiliza a compra de ingressos diretamente em seu endereço físico, durante seu horário de atendimento.
É uma alternativa especialmente interessante para organizações que possuem uma sede acessível ao público.
Para a organização
Vantagens
- Permite atendimento presencial com a equipe conversando diretamente com o participante.
- É uma oportunidade de apresentar melhor a causa e o trabalho da organização.
- O ingresso pode ser entregue imediatamente.
- Pode atender pessoas que não têm facilidade com compras online.
Desvantagens
- É necessário ter alguém disponível para realizar as vendas.
- A venda fica limitada ao horário de funcionamento da organização.
- Exige controle manual dos pagamentos e dos ingressos vendidos.
Para o participante
Vantagens
- Conversa pessoalmente com alguém da organização e tirar dúvidas antes de comprar.
- Conhecer melhor a instituição e sua causa.
- Recebe o ingresso imediatamente.
Desvantagens
- Precisa se deslocar até a sede da organização.
- Depende do horário de funcionamento.
- Pode ser inconveniente para quem mora longe.
- Pode precisar enfrentar fila em períodos de maior movimento.
Em resumo: oferece proximidade e atendimento pessoal, mas exige deslocamento e depende do horário de funcionamento da organização.
Venda no local no dia do evento
É a famosa compra de última hora: o participante chega ao local do evento e compra seu ingresso naquele momento. Pode ser uma estratégia interessante como complemento às vendas antecipadas.
Para a organização
Vantagens
- Permite aproveitar compras de última hora.
- Atende pessoas que decidiram participar espontaneamente.
- Não exige que todos os participantes tenham comprado antecipadamente.
Desvantagens
- Pode precisar de maquininhas para pagamentos via cartão, ou ficar limitado ao pagamento apenas via pix.
- Pode gerar filas na entrada.
- Exige uma equipe preparada para vender e receber pagamentos.
- Aumenta a possibilidade de erros em momentos de maior movimento.
- Pode dificultar o planejamento da quantidade de participantes.
Para o participante
Vantagens
- Pode decidir participar de última hora.
- É uma alternativa para quem não conseguiu comprar antes.
Desvantagens
- Pode enfrentar filas.
- Corre o risco de o evento estar lotado.
- Pode encontrar menos opções de pagamento.
- Pode precisar chegar mais cedo para garantir o ingresso.
- Não tem a mesma segurança de quem comprou antecipadamente.
Em resumo: é uma boa alternativa para compras de última hora, mas funciona melhor como complemento do que como única forma de venda.
Plataforma de ingressos — Entrada do Bem
As plataformas de ingressos permitem que o participante escolha o evento, selecione seus ingressos e faça a compra online.
No caso da Entrada do Bem, a plataforma foi criada especificamente para eventos beneficentes, ajudando as organizações a divulgar seus eventos e organizar as vendas.
Para a organização
Vantagens
- As vendas ficam centralizadas em um único lugar.
- Os ingressos vendidos são registrados automaticamente.
- A organização não precisa controlar manualmente cada venda.
- Acompanhamento das vendas sem a necessidade de conversar individualmente com cada participante.
- O controle da entrada pode ser feito pelo aplicativo ou por uma lista.
- Reduz a quantidade de tarefas operacionais antes e durante o evento.
- Facilita a organização das informações para acompanhamento e prestação de contas.
Desvantagens
- Exige que a organização e os participantes estejam familiarizados com a compra online.
- Algumas pessoas podem preferir o contato direto com um voluntário.
- Há uma taxa de serviço para a manutenção da plataforma, que pode ser descontada da organização ou adicionada ao valor do ingresso. Esse custo precisa ser considerado, mas também vale colocar na conta o tempo e o trabalho dos voluntários que seriam necessários para controlar manualmente vendas, pagamentos e participantes.
Para o participante
Vantagens
- Pode comprar de qualquer lugar e a qualquer hora.
- Não precisa procurar e nem falar com um voluntário.
- Pode visualizar as informações do evento antes de comprar.
- Recebe o ingresso no momento da compra.
- Tem uma experiência de compra mais rápida e organizada.
Desvantagens
- Algumas pessoas podem ter resistência ou dificuldade com compras online.
- Pessoas que preferem atendimento dos voluntários podem sentir falta do contato direto.
Em resumo: a plataforma transforma a compra em um processo mais autônomo para o participante e reduz o trabalho operacional da organização.
Afinal, qual é a melhor forma de vender ingressos?
Não existe uma resposta única.
Cada organização tem um público, uma estrutura, uma equipe de voluntários e uma realidade diferente. Por isso, muitas vezes, a melhor estratégia não é escolher apenas um método, mas combinar diferentes formas de venda que facilite para os participantes
Por exemplo:
- Plataforma online para quem prefere comprar pela internet.
- Voluntários para quem prefere comprar diretamente de alguém conhecido.
- Pix como alternativa de pagamento para quem não quer utilizar a plataforma.
- Venda na sede para quem prefere atendimento presencial.
- Venda no dia do evento para atender as compras de última hora.
O mais importante é garantir que, independentemente de como o participante compre, a organização consiga manter controle sobre as vendas, pagamentos, participantes e entrada no evento.
E onde entra a Entrada do Bem?
A Entrada do Bem não precisa substituir todas as outras formas de venda.
Na verdade, ela pode funcionar como o canal principal de vendas online, enquanto a organização mantém outras alternativas para atender diferentes perfis de participantes.
Um participante pode comprar pela plataforma. Outro pode preferir comprar com um voluntário. Outro pode fazer um Pix.
O importante é que a organização consiga administrar tudo isso da forma mais simples possível.
Na Entrada do Bem, o objetivo é justamente reduzir o trabalho operacional dos eventos beneficentes, para que os voluntários e as organizações possam dedicar mais tempo ao que realmente importa: mobilizar pessoas, fortalecer a causa e gerar impacto.
Evento beneficente pode e deve ser mais simples de organizar.
E quanto menos tempo a organização precisar gastar com controles manuais, mais tempo poderá dedicar àquilo que nenhum sistema faz sozinho: construir relacionamentos e transformar a participação em apoio à causa.
Quer organizar seu próximo evento beneficente? Conheça a Entrada do Bem.
